L’integrazione delle funzioni di Extended Business Intelligence ai processi classici della Business Intelligence espande notevolmente i processi di BI integrandone e governandone anche i collegamenti ed il rapporto dell’utente nei confronti dell’approccio ai dati.

Le funzioni di Extended Business Intelligence integrate in un Collaboration Portal sono di tre tipi

• Collaboration: è un’insieme di pratiche e di strumenti che consentendo ai responsabili aziendali e ai team di aggregare, organizzare, ricercare e condividere le informazioni con una logica di team-working interagendo tramite un motore integrato di workflow;

• Event Driven Information Delivery: è una strategia per portare la giusta informazione alle giuste persone nel momento giusto ed aiutarle a condividere e trasformare informazione in azioni che migliorino le performances dell'organizzazione;

• Knowledge Management: è un insieme di pratiche di business e implementazioni tecnologiche applicate nel tempo con lo scopo di aiutare le compagnie a gestire in modo ottimale il proprio capitale intellettuale. Il KM è quindi un approccio strategico, un modo di pensare che è finalizzato alla produzione ed all'incremento delle capacità di azione di una persona o di un’organizzazione.

Ci sono molti benefici per cui utilizzare il KM; tutti comportano vantaggio competitivo:

• Migliorare la formazione dei knowledge worker e facilitare anche una maggiore efficienza nella relazione con i clienti (customer relationship);
• Accrescere il tasso innovativo;
• Diminuire il tempo di acquisizione delle informazioni creando vantaggi competitivi e rendendo possibile una conseguente diminuzione del time to market;
• Aumentare la produttività e la qualità dei prodotti e dei servizi che vengono erogati.

Dalla Collaboration all'Extended BI

La Extended Business Intelligence può essere definita come quel “processo che trasforma i dati in conoscenza e che veicola la conoscenza alla persona giusta, nel momento giusto”.

Il portale facilita la collaborazione tra utenti consentendo loro e ai team di aggregare, organizzare e ricercare le informazioni. Tramite la personalizzazione del contenuto e del layout del portale, come pure grazie alla sua caratterizzazione per particolari gruppi di destinatari, gli utenti hanno la possibilità di trovare rapidamente le informazioni desiderate.

Le organizzazioni possono calibrare le informazioni, i programmi e gli aggiornamenti in base ai gruppi di destinatari e al ruolo organizzativo da essi svolto, al team di appartenenza, agli interessi, al gruppo di protezione di appartenenza o a qualsiasi altri criterio di appartenenza definibile.

Il portale offre strumenti organizzativi e gestionali e consente ai team di pubblicare informazioni nei rispettivi ambiti in modo che vengano divulgate all'intera organizzazione.

Con un Collaboration Portal è quindi possibile:

• Authoring e pubblicazione dal browser Web
• Gli utenti autorizzati possono creare e pubblicare contenuti direttamente dal loro browser Internet, compresi i report personalizzati.
• Authoring Connector for Microsoft Office
• Creazione e pubblicazione di contenuti direttamente da MS Excel e MS Word.
• Procedure automatiche
• Processo di pubblicazione dei report automatizzato creando procedure per i passi ripetitivi.
• Processo di pubblicazione
• Assicura che i contenuti siano rivisti e approvati prima di essere pubblicati, sfruttando un meccanismo a più livelli adattabile alle esigenze dell’azienda.
• Pubblicazione basata su template
• Gestione centralizzata di marchi, layout e standard aziendali grazie alla definizione di template per la creazione e la pubblicazione di contenuti.
• Pianificazione dei contenuti
• I contenuti saranno pubblicati e aggiornati sempre in tempo reale grazie alle procedure di pianificazione per la pubblicazione dei contenuti.
• Storia delle revisioni apportate a report e documenti
• Gestione automatica delle revisioni e delle versioni per consentire agli utenti di tenere costantemente traccia del lavoro fatto.
• Archiviazione basata su oggetti

Le funzioni di Extended BI si identificano nel Collaboration Portal in funzionalità del sistema che arricchiscono i processi di BI descritti in precedenza:

• Alerting;
• Activities;
• Report Publishing Workflow (pubblicazione e validazione);
• Document Sharing.

Queste funzionalità integrano e sviluppano le funzioni di Collaboration, Event Drivern Information Delivery e Knowledge Management in modo trasversale: la singola funzionalità può sfruttare più funzioni, ad esempio, la funzionalità di Alerting sfrutta sia la funzione di Collaboration (mettendo in collegamento più utenti che ricevono l’Alerting) che quella di Event Driver Information Delibery (l’Alerting stesso) ed in parte anche quella di Knowledge Management (indagando sul motivo che ha generato l’Alerting, potrei scoprire informazioni interessanti che potrei rendere disponibili agli altri utenti del sistema).