Budget e Forecast: perché è necessario un workflow collaborativo

 

La produzione di un budget, componente fondamentale del controllo di gestione, è un processo che si definisce passo dopo passo a partire da dati gestiti, elaborati e comunicati da più strumenti e quindi destrutturati.

Ricostruire a ritroso questo flusso implica recuperare questi dati saltando da una fonte all’altra, da più versioni dello stesso file Excel e SQL al proliferare dei documenti: il tutto, scambiato attraverso mail. Se a questi aggiungiamo i commenti riportati direttamente nel testo delle mail, l’operazione si complica.

 

I limiti di questo modus operandi riguardano:

  • l’allungamento dei tempi necessari per monitorare lo svolgimento delle procedure
  • il rischio di saltare dei passaggi e compromettere i dati
  • la non tracciabilità di questi dati.

Per semplificare e rendere più efficiente questo lavoro di controllo occorre affidarsi a un tool che preveda:

  • l’integrazione di dati, contenuti e informazioni provenienti da qualsiasi fonte in un ambiente unico
  • la gestione di questi dati attraverso un database centralizzato
  • una panoramica degli utenti coinvolti.

Tutto questo è possibile grazie a un workflow unificato e collaborativo.

I vantaggi di un workflow collaborativo

Il workflow collaborativo è l’unica soluzione alle criticità di un monitoraggio del budget e del forecast effettuato manualmente e attraverso cui recuperare in maniera tempestiva e sicura il dato specifico che si vuole osservare e confrontare. Ma per ottenere il massimo dalla gestione e analisi dei dati del budget è necessario che il flusso preveda modalità di lavoro e di comunicazione fra gli utenti quali:

  • assegnazione e organizzazione delle attività
  • notifiche
  • warning e alert.

Abbandonare Excel?

Un workflow collaborativo è uno strumento che un classico foglio di calcolo non può offrire. Se però i nuovi e potenti strumenti di Corporate Performance Management sul mercato possono rappresentare una valida alternativa, è altrettanto vero che rinunciare completamente ad Excel può risultare una scelta troppo dispendiosa.

La domanda da porsi è: vale la pena rinunciare a un comune know-how consolidato e investire nell’apprendimento di un altro e spesso complicato sistema, sostenendo costi significativi, richiedendo un notevole impegno da parte del personale e il supporto costante dell’IT, senza la garanzia di un effettivo ritorno? È infatti ragionevole immaginare che gli utenti continueranno a utilizzare l’applicazione a loro più familiare, per cui i dati riportati nei fogli di calcolo dovranno essere trascritti nel nuovo sistema, complicando ulteriormente il processo.

L’applicazione Budget e Forecast di Analitica 365 è l’unica soluzione in grado di unire la facilità d’uso di Excel ai vantaggi di un ambiente collaborativo per la produzione e gestione di modelli previsionali. Scopri di più.

 

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